Masalah: Tagihan berceceran dan susah dilacak
Tanggal 1 tiba dan pemilik kos harus ingat siapa saja yang belum bayar. Sebagian sudah transfer, sebagian belum, sebagian bayar setengah. Semua tercatat di chat WhatsApp yang berbeda-beda. Di akhir bulan, susah tahu total pemasukan yang sebenarnya.
AiKos menyederhanakan siklus tagihan menjadi tiga tahap: generate → tagih → catat.
Langkah 1: Generate tagihan bulanan
Buka menu Pembayaran → klik tombol Generate Tagihan. Pilih bulan dan tahun, lalu sistem akan otomatis membuat tagihan untuk semua penghuni aktif berdasarkan harga kamar masing-masing. Proses ini hanya perlu dilakukan sekali per bulan.
Tagihan yang dibuat akan berstatus Belum Bayar dan muncul di daftar pembayaran.
Langkah 2: Kirim pengingat WhatsApp
Setelah tagihan dibuat, kirim pengingat ke semua penghuni sekaligus dengan tombol Kirim Pengingat WA. Pesan dikirim ke nomor WhatsApp yang terdaftar, berisi nominal tagihan, bulan yang ditagih, dan informasi rekening.
Anda juga bisa atur pengiriman otomatis di halaman Pengaturan — misalnya pengingat pertama 3 hari sebelum jatuh tempo, dan pengingat kedua 2 hari setelah jatuh tempo.
Langkah 3: Catat pembayaran masuk
Saat penghuni sudah transfer, buka tagihan yang bersangkutan dan klik Tandai Lunas. Isi tanggal bayar dan metode pembayaran (transfer/tunai). Status berubah menjadi Lunas dan data tercatat di laporan keuangan.
Untuk pembayaran parsial (bayar sebagian), gunakan opsi Catat Pembayaran dan isi jumlah yang diterima. Tagihan akan berstatus Sebagian sampai lunas penuh.
Pantau di Laporan Keuangan
Semua transaksi yang tercatat otomatis masuk ke Laporan Keuangan. Di sana Anda bisa lihat total pemasukan per bulan, riwayat transaksi, dan export ke Excel untuk keperluan pembukuan.
Dengan alur ini, tidak ada lagi tagihan yang terlewat atau transfer yang lupa dicatat.